Astudiaeth Achos 5

Mae Ysgol Uwchradd Rhyd y Bryn bob amser yn arddangos cofnodion drafft y Corff Llywodraethu, wedi’u llofnodi gan y Cadeirydd, yng nghyntedd yr ysgol. Mae aelodau’r Corff Llywodraethu yn bryderus ynghylch hyn, yn enwedig gan eu bod yn teimlo nad ydy’r cofnodion wedi cael eu cadarnhau’n ffurfiol gan y corff llywodraehtu llawn.

Dyfyniad o’r Llawlyfr i Lywodraethwyr Ysgolion yng Nghymru
Fe ystyrir cyfarfodydd corff llywodraethu ysgol yn gyfarfodydd ‘cyhoeddus’, i’r graddau bod yr agenda, y cofnodion wedi eu cymeradwyo ac unrhyw ddogfen arall a ystyrir mewn cyfarfod ar gael yn yr ysgol i unrhyw yn sydd eisiau eu gweld. Fodd bynnag, fe all y Corff Llywodraethu benderfynu bod gwybodaeth benodol yn gyfrinachol, er enghraifft y cofnodion ynglyn â mater staffio. Mater i’r Corff Llywodraethu yw penderfynu a all aelodau’r cyhoedd neu’r wasg fynychu eu cyfarfodydd. Fodd bynnag, pan fo’r Corff Llywodraethu’n ystyried materion sydd o natur gyfrinachol, bydd gofyn i aelodau’r cyhoedd a’r wasg adael ar yr adeg hwn.

Fel arfer mae cofnodion mewn dau ran ac mae’r eitemau cyfrinachol yn yr ail ran. Pan gyrhaeddir rhan gyfrinachol yr agenda dylid gofyn i bob un sydd ddim yn llywodraethwr, ag eithrio’r clerc a’r Pennaeth (os nad yn llywodraethwr) adael y cyfarfod (fel y penderfynir gan y corff llywodraethwr). Mae’n bwysig nodi fodd bynnag bod yn rhaid i ran cyfrinachol y cofnodion fod ar gael os gofynnir amdanynt dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2002, er y bydd yn rhaid gorchuddio peth gwybodaeth er mwyn cwrdd ag anghenion y Ddeddf Diogelu Data.

Nodir y fframwaith cyfreithiol ynghylch cyhoeddi cofnodion cyrff llywodraethu isod:
Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005
Rhan 8, Rheoliad 48


  1. Yn ddarostyngedig i baragraff (2), rhaid i’r corff llywodraethu, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol, drefnu bod copi ar gael i’w archwilio yn yr ysgol, gan unrhyw berson â diddordeb, o—
    – (a) agenda pob cyfarfod;
    – (b) cofnodion wedi’u llofnodi o bob cyfarfod o’r fath;
    – © unrhyw adroddiad neu bapur arall a ystyriwyd mewn unrhyw gyfarfod o’r fath; ac
    – (ch) cofnodion drafft unrhyw gyfarfod, os cymeradwywyd hwy gan y person sy’n gweithredu fel cadeirydd y cyfarfod hwnnw.
  2. Caiff y corff llywodraethu dynnu allan o unrhyw eitem y mae angen trefnu iddi fod ar gael yn unol â pharagraff (1) unrhyw ddeunydd yn ymwneud ag—
    – (a) person a enwir sy’n gweithio, neu y bwriedir y dylai weithio, yn yr ysgol; neu
    – (b) disgybl yn yr ysgol sy’n cael ei enwi, neu un sy’n gwneud cais am le yn yr ysgol; neu
    – © unrhyw fater arall y mae’r corff llywodraethu yn fodlon y dylai aros yn gyfrinachol oherwydd ei natur.
  3. Rhaid i bob tudalen o gopïau a gyhoeddir o unrhyw gofnodion drafft o drafodion cyfarfodydd a gymeradwywyd gan y cadeirydd nodi eu bod yn gofnodion drafft.